Văn phòng ảo còn được biết đến là dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Văn phòng ảo có những ưu điểm và nhược điểm gì? Có hợp pháp hay không hợp pháp? Có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Hãy cùng Riway Legal giải đáp câu hỏi trên trong bài viết Thuê văn phòng ảo làm trụ sở công ty có hợp pháp không? tại các phần nội dung bên dưới nhé:
-
- Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
- Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo.
- Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?
- Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo.
1. Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ văn phòng ảo là hình thức thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh với mục đích giao dịch dân sự. Văn phòng ảo cho phép bên thuê sử dụng các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách.
Tuy nhiên, địa điểm này có thể được nhiều công ty khác nhau cùng thuê, nhân viên có thể làm việc tại nhà không cần đến văn phòng. Do đó, giúp công ty tiết kiệm chi phí vận hành, nhân lực và nhiều tiện ích khác,…
2. Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích bên cạnh đó cũng có những hạn chế nhất định.
2.1. Ưu điểm của văn phòng ảo
– Văn phòng ảo có tất cả các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp
-
- Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại.
- Có phòng họp với nhiều sức chứa.
- Có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng.
- Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
- Tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác.
– Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hay các doanh nghiệp vừa mới thành lập, họ luôn phải đối mặt với bài toán chi phí. Họ không có nguồn tài chính dồi dào, cho nên việc tối ưu chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của họ. Trong việc thành lập, doanh nghiệp có thể sẽ phải thuê một địa điểm để hoạt động kinh doanh.
Do đó, thuê văn phòng ảo kinh doanh giúp tiết kiệm chi phí, nếu thuê văn phòng dài hạn tốn ít nhất 8-10 triệu đồng mỗi tháng, cần tìm mặt bằng, đầu tư trang thiết bị thì văn phòng ảo chỉ tốn khoảng 2-3 triệu mỗi tháng để có một cơ sở hiện đại, tạo uy tín cho công ty.
– Thời gian làm việc linh hoạt
Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không nhất thiết phải đến phòng làm việc. Chính vì vậy, mô hình văn phòng này được rất nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp có trụ sở chính ở ngoại ô,… sử dụng.
– Đăng ký kinh doanh
Chúng ta có thể thấy đến thời điểm hiện tại, chưa có quy định pháp luật nào có nội dung nghiêm cấm doanh nghiệp không được phép thuê văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký kinh doanh và cũng không có bất kỳ quy định pháp lý nào điều chỉnh, xử lý đối với vấn đề này..
Vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể đăng ký kinh doanh cho thuê văn phòng ảo. Việc thuê văn phòng ảo là hợp pháp.
2.2. Nhược điểm của văn phòng ảo
– Muốn gặp khách hàng, sử dụng phòng họp, doanh nghiệp phải báo trước
-
- Vì văn phòng ảo không chỉ có một doanh nghiệp, mà còn có nhiều doanh nghiệp khác. Vì vậy, khi muốn gặp khách hàng, hay họp hành, doanh nghiệp phải thông báo trước, đặt lịch trước.
- Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về thời gian làm việc, phòng làm việc, phòng họp,.. Điều này cũng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
– Không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc
Như đã nói ở trên, có nhiều doanh nghiệp cùng làm việc một văn phòng ảo. Do đó, việc đảm bảo sự riêng tư của doanh nghiệp hay cá nhân là rất khó. Nhân viên của các công ty sẽ có thể thay đổi vị trí chỗ ngồi nên không có sự ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc.
**Lưu ý: Đối với doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề chi phí luôn được ưu tiên. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khả năng tài chính còn yếu thì văn phòng ảo là một lựa chọn tối ưu cho khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt, có số vốn đầu tư lớn, dài hạn, có thể thuê văn phòng cố định để làm việc lâu dài. Do đó, hãy xác định mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp của mình. Cần xác định kế hoạch kinh doanh rõ ràng và kế hoạch tài chính chi tiết.
3. Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?
Tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 ghi nhận: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Luật Doanh nghiệp 2020 không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Bên cạnh đó cũng không có quy định một địa điểm thì được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp.
==> Vì vậy, việc cho thuê văn phòng ảo cũng như sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là HOÀN TOÀN HỢP PHÁP.
**Lưu ý: Tuy không cấm nhưng có những doanh nghiệp dùng mô hình này để làm trái với với quy định pháp luật vì một công ty phải chịu nhiều quy định gồm thuế, thương mại,… Cho nên việc thuê văn phòng ảo cũng cần lựa chọn kỹ lưỡng những doanh nghiệp, hợp tác xã cho thuê có uy tín, làm ăn lâu năm có thương hiệu trên thị trường. Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc doanh nghiệp hoạt động như thế nào.
4. Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo
Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng. Nên doanh nghiệp cần chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Từ những phân tích trên ta có thể thấy rằng thuê văn phòng ảo là hợp pháp và là một phương án tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp. Hy vọng, bài viết “Thuê văn phòng ảo làm trụ sở công ty có hợp pháp không?” giúp bạn hiểu rõ hơn về loại mô hình này.
>>> XEM THÊM:
Nếu bạn cần Tư vấn hoặc Hỗ trợ Dịch vụ trọn gói, vui lòng liên hệ với Riway thông qua các kênh sau:
-
- Số điện thoại: 0962.605.360 (có thể nhắn trên Zalo)
- Đến trực tiếp tại Văn phòng: Tầng 3, Toà nhà TSA, 169/1 Võ Thị Sáu, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
- Hoặc bạn BẤM VÀO ĐÂY để điền thông tin, Riway sẽ gọi lại cho bạn nhé!
