Ngày nay, mọi người không còn quá xa lạ với thuật ngữ văn phòng ảo (virtual office). Với những lợi ích mà mô hình này đem lại, nó trở thành lựa chọn của không ít nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít người còn băn khoăn về tính hợp pháp cũng như hiệu quả của mô hình này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho quý khách hàng về việc Có nên đặt trụ sở công ty ở văn phòng ảo (virtual office)? và những điểm cần lưu ý.
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (virtual office) hay văn phòng chia sẻ là văn phòng cho thuê, thông thường để đặt là trụ sở chính của doanh nghiệp, tại đây cung cấp các tiện ích như một văn phòng thực tế: biển hiệu công ty, lễ tân, số điện thoại, fax, phòng họp, hội nghị,… Doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí thuê và chi phí sử dụng tiện ích dịch vụ khác.
**Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí: chi phí thuê thường thấp hơn rất nhiều so với việc thuê văn phòng cố định. Tùy thuộc vào gói bạn thuê càng thì các dịch vụ được sử dụng cũng khác nhau, vì các dịch vụ tiện ích có sẵn nên bạn sẽ không phải tốn thêm các chi phí sửa chữa, mua trang thiết bị văn phòng, an ninh,…
+ Thuận tiện cho việc trao đổi, liên lạc với khách hàng, đối tác: vị trí của các văn phòng ảo thường ở các tòa nhà lớn tại các quận trung tâm nên việc trao đổi, gặp gỡ, thư từ với khách hàng cũng thuận lợi hơn, giúp tăng hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
+ Nâng cao hình ảnh công ty: việc đặt trụ sở công ty ở vị trí đẹp dễ dàng thu hút sự chú ý của đối tác, tăng thêm độ tin cậy về sự chuyên nghiệp cũng như uy tín của công ty bạn. Đây có thể là một cách đầu tư cho thương hiệu khá phù hợp.
+ Tính ổn định: thông tin về địa chỉ, số điện thoại, fax thường cố định, hiếm thay đổi nên doanh nghiệp có thể yên tâm thuê lâu dài.
**Nhược điểm:
+ Vì tính chất của mô hình này là cùng cung cấp nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp thuê nên trong quá trình sử dụng bạn thường không được chủ động và phải đặt lịch hẹn trước nếu muốn họp hành, gặp gỡ khách hàng. Ngoài ra, không gian văn phòng cũng phải chia sẻ nên có trường hợp sẽ không đủ chỗ ngồi cố định cho nhân viên hoặc không gian không đủ yên tĩnh để tập trung làm việc.
+ Tạo khoảng cách với đối tác, khách hàng: vì một địa chỉ văn phòng ảo được đăng ký cho nhiều công ty nên có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng khi tìm hiểu, liên lạc với công ty bạn. Ngoài ra, vì việc gặp gỡ, họp hành phải được thực hiện theo lịch đã đăng ký; cuộc gọi, thư từ có thể phải thông qua lễ tân rồi mới trực tiếp đến bạn nên ít nhiều gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty bạn.
2. Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Pháp luật không có quy định về thuật ngữ “văn phòng ảo” cũng như về việc sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở chính của công ty có hợp pháp hay không.
Theo quy định của pháp luật thì Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Mô hình này hoàn toàn có thể đáp ứng các điều kiện để được sử dụng làm trụ sở chính công ty. Ngoài ra, vì pháp luật không cấm một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều công ty. Do đó, mô hình văn phòng ảo là hình thức hợp pháp.
Tuy nhiên, với sự phát triển của văn phòng ảo như ngày nay, có trường hợp doanh nghiệp đăng ký trụ sở tại văn phòng ảo nhưng không có bất kì hoạt động kinh doanh nào trên thực tế như nhận thư từ, gọi điện, tiếp khách,… mà lừa đảo, trốn tránh nghĩa vụ thuế, bỏ trốn,… Đây là “văn phòng ảo” nhưng ảo thực sự và là một hình thức không hợp pháp có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật.
3. Có nên đặt trụ sở công ty tại văn phòng ảo?
Bạn nên căn cứ tình hình thực tế của công ty để quyết định có đặt trụ sở công ty tại văn phòng ảo hay không. Điều này có nghĩa là, văn phòng ảo có thể là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp này nhưng có thể sẽ không phù hợp với doanh nghiệp khác. Dưới đây sẽ là một vài gợi ý giúp bạn cân nhắc kỹ hơn về vấn đề này:
– Nên thuê văn phòng ảo nếu:
+ Quy mô nhân sự của công ty tương đối nhỏ, từ 1-3 người
+ Tính chất công việc: thường xuyên di chuyển bên ngoài hay hoạt động kinh doanh ở nhà; các công việc liên quan đến công nghệ, dịch vụ,…
+ Chi phí đầu tư: còn hạn chế và có nhu cầu cắt giảm chi phí nhằm thu lợi nhuận, duy trì hoạt động của công ty.
⇨ Như vậy, mô hình này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp khởi nghiệp, mới bước chân vào thị trường, tiềm lực còn thấp, muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động bình thường của công ty.
– Không nên thuê văn phòng ảo nếu công ty bạn có tiềm lực tốt, đã có hệ thống nhà xưởng, cửa hàng, showroom,…
⇨ Trong trường hợp này bạn nên lựa chọn đặt trụ sở tại một trong những địa điểm thuộc sở hữu của công ty để đảm bảo sự chủ động trong quá trình quản lý, thực hiện hoạt động kinh doanh, đồng thời tiết kiệm khoản phí phải chi trả nếu thuê văn phòng ảo.
– Nếu không có địa điểm nào đặt trụ sở công ty thì bạn có thể cân nhắc lấy địa chỉ nhà (kể cả nhà thuê ) làm địa chỉ trụ sở công ty. Tuy nhiên cần lưu ý, trụ sở công ty không được đặt tại nhà ở chung cư.
⇨ Do đó trong trường hợp nếu bạn ở nhà chung cư và không có địa điểm kinh doanh nào khác thì có thể lựa chọn thuê văn phòng ảo. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều gói thuê văn phòng ảo với nhiều mức giá khác nhau để bạn lựa chọn, tùy thuộc vào gói bạn thuê thì dịch vụ tiện ích được cung cấp cũng khác nhau.
4. Một số lưu ý khi đặt trụ sở công ty tại văn phòng ảo
Văn phòng ảo đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp tuy nhiên cũng tiềm ẩn những rủi ro mà bạn nên biết. Khi quyết định đặt trụ sở công ty tại văn phòng ảo bạn cần lưu ý những nội dung sau:
(1) – Lựa chọn những đơn vị cho thuê uy tín:
+ Vì đây là loại hình dịch vụ mà pháp luật chưa có quy định cụ thể, chi tiết nên bạn cần cẩn trọng khi quyết định ký kết hợp đồng thuê.
+ Bạn nên kiểm tra kỹ các giấy tờ pháp lý của bên cho thuê, tình trạng thực tế của văn phòng; nội dung hợp đồng thuê phải rõ ràng, đặc biệt là điều khoản chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ, thời gian thuê, quyền và nghĩa vụ,… Những điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp chọn được văn phòng vừa ý để yên tâm sử dụng.
(2) – Sử dụng văn phòng ảo với mục đích hợp pháp: thực tế có nhiều đối tượng lợi dụng mô hình này để lừa đảo, bỏ trốn. Pháp luật chưa có quy định cụ thể về xử phạt hành vi kê khai gian dối địa chỉ văn phòng ảo tuy nhiên doanh nghiệp có thể bị phạt với những hành vi sau:
+ Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung nói trên).
+ Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi mở thêm địa điểm kinh doanh mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh. Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Như vậy, khi đặt trụ sở công ty ở văn phòng ảo bạn phải đảm đảo sử dụng văn phòng với mục đích hợp pháp, thực hiện đúng chức năng của trụ sở doanh nghiệp. Việc bạn sử dụng các dịch vụ tiện ích tại văn phòng ảo để làm việc, tiếp nhận thư từ, họp hành,… sẽ là cơ sở chứng minh công ty bạn có thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký.
⇨ TÓM LẠI, với những đặc điểm của văn phòng ảo, đây sẽ là một sự lựa chọn tương đối phù hợp với doanh nghiệp. Vì thế, bạn cần cân nhắc nhu cầu sử dụng, tình hình tài chính của mình để quyết định có nên đặt trụ sở công ty tại văn phòng ảo. Không có dịch vụ nào là hoàn hảo cả, nhưng việc đánh giá và tận dụng những điểm tốt cả những điểm chưa tốt vào thực tiễn doanh nghiệp có thể mang lại hiệu quả ngoài mong đợi cho bạn.
Trên đây là nội dung về “Có nên đặt trụ sở công ty ở văn phòng ảo (virtual office)?”. Hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn. Nếu còn thắc mắc liên quan đến việc đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn.
>>> Xem thêm tại video dưới đây:
Nếu bạn cần Tư vấn hoặc Hỗ trợ Dịch vụ trọn gói, vui lòng liên hệ với Riway thông qua các kênh sau:
-
- Số điện thoại: 0962.605.360 (có thể nhắn trên Zalo)
- Đến trực tiếp tại Văn phòng: Tầng 3, Toà nhà TSA, 169/1 Võ Thị Sáu, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
- Hoặc bạn BẤM VÀO ĐÂY để điền thông tin, Riway sẽ gọi lại cho bạn nhé!
