Để Công ty được thành lập và hoạt động hợp pháp, sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết cũng như một bộ hồ sơ đầy đủ, các tổ chức, cá nhân cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, Công ty có thể lựa chọn 1 trong 2 cách nộp sau:
(1) Nộp trực tiếp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ mà người đại diện pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay.
Sau khoảng 03 – 05 ngày, Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ cấp Giấy phép thành lập Công ty nếu hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do và hướng dẫn các yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung.
(2) Nộp online trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể đăng ký thành lập công ty qua mạng thông qua Website của Sở Kế hoạch và đầu tư.
Link Website: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn
Trong vòng từ 03-04 ngày làm việc phòng đăng ký kinh doanh sẽ có kết quả phản hồi. Nếu hồ sơ hợp lệ, chủ thể đăng ký kinh doanh cần in thông báo hồ sơ đính kèm bộ hồ sơ giấy đã scan nộp qua mạng và nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, để xác thực bản giấy và bản điện tử là trùng khớp với nhau.
Thời gian cơ quan đăng ký kinh doanh xác thực hồ sơ mất 01 ngày làm việc, nếu trùng khớp, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bước 2: Đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp, các thông tin sẽ được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; từ đó tạo nên cơ chế giám sát công khai của xã hội đối với doanh nghiệp, mọi người có thể truy cập để biết được quá trình cũng như thời gian, những thông tin cơ bản liên quan đến doanh nghiệp như ngành, nghề kinh doanh; danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần…
Vì vậy, nếu không thực hiện thủ tục này thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định tại Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và đầu tư.
Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp, Sở kế hoạch và đầu tư sẽ thực hiện việc công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Tiến hành khắc con dấu cho công ty
Doanh nghiệp phải khắc con dấu của công ty để sử dụng con dấu vào việc ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch với tư cách doanh nghiệp.
Số lượng và hình thức do doanh nghiệp quyết định, nhưng cần phải đảm bảo con dấu thể hiện được những thông tin cần thiết như tên công ty hay mã số doanh nghiệp.
Lưu ý, doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu và KHÔNG CẦN làm thủ tục công bố mẫu dấu lên Cổng thông tin điện tử quốc gia trước khi sử dụng.
Bước 4: Mua chữ ký số điện tử cho công ty
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục kê khai, nộp thuế bằng phương thức điện tử. Đồng thời dùng chữ ký số để thực hiện thay vì Giám đốc ký tên và đóng dấu. Do đó, Công ty cần đăng ký mua chữ ký số để thực hiện đóng thuế trực tuyến.
Bước 5: Đăng ký tài khoản ngân hàng
Sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần đến ngân hàng để mở tài khoản giao dịch cho công ty. Việc mở tài khoản ngân hàng để công ty thực hiện việc thanh toán, nhận thanh toán khi phát sinh giao dịch, kê khai và nộp thuế theo quy định. Cụ thể:
– Tài khoản ngân hàng là phương tiện để doanh nghiệp đăng ký nộp thuế điện tử (doanh nghiệp cần đăng ký liên kết tài khoản ngân hàng này với tài khoản khai thuế điện tử);
– Doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng tài khoản ngân hàng đối với những giao dịch trên 20 triệu;
– Giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong hoạt động kinh doanh, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động giao dịch, thanh toán khi kinh doanh…
Lưu ý: kể từ ngày 01/05/2021, thông tin về tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế nữa. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng không cần thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch đầu tư hay cơ quan thuế
Bước 6: Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần đặt làm bảng hiệu công ty, bảng hiệu có thể thiết kế tùy theo ý của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phải đảm bảo rõ ràng, thể hiện được 3 thông tin cơ bản của công ty đó là: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ.
Sau đó, Doanh nghiệp treo bảng hiệu công ty đúng quy định.
Bước 7: Kê khai thuế ban đầu với chi cục thuế/cục thuế quản lý.
Sau khi công ty đi vào hoạt động, thì doanh nghiệp cần tiến hành kê khai thuế trong vòng 30 ngày.
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm: Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định; Công văn đăng ký hình thức kế toán; Quyết định bổ nhiệm kế toán, bổ nhiệm giám đốc;…
Lưu ý: Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020, Doanh nghiệp khi thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới) sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên ra hoạt động sản xuất kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). Hết thời hạn này, doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/ 01 hàng năm với mức thu như sau:
-
- Đối với Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
- Đối với Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
Bước 8: Đăng ký hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn
Dù doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào thì vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy trình sau:
-
- Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu yêu cầu của cơ quan thuế sở tại.
- Cơ quan thuế kiểm tra cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp nhận kết quả chấp nhận hoặc từ chối được sử dụng hóa đơn từ cơ quan thuế.
- Mua/tự in hoá đơn giá trị gia tăng theo nhu cầu.
- Thực hiện việc thông báo phát hành sử dụng hóa đơn thông qua phần mềm chữ ký số kê khai thuế điện tử đã mua ở bước 4.
Lưu ý :
- Chỉ được xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi thực hiện đầy đủ tất cả các bước ở trên
- Nếu thiếu một trong các bước ở trên thì doanh nghiệp tuyệt đối không được phép sử dụng và xuất hóa đơn, khi đó sẽ vi phạm pháp luật về thuế tùy từng trường hợp nặng nhẹ có thể dẫn đến những trường hợp xử lý hành chính hoặc hình sự.
- Hiện nay, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/7/2022, Hóa đơn điện tử chính thức được áp dụng trên toàn quốc.
Bước 9: Tiến hành góp vốn vào công ty
Doanh nghiệp tiến hành góp vốn vào công ty trong thời hạn 90 ngày sau khi có giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
Sau thời hạn này, nếu doanh nghiệp không giảm vốn điều lệ thì coi như các thành viên đã góp đủ.
Trong trường hợp số vốn điều lệ không chính xác, có hành vi “khai khống” thì tuỳ theo mức vốn điều lệ khai khống có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Tài sản góp vốn có thể là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, giá trị quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, hoặc Quyền sở hữu trí tuệ được sử dụng để góp vốn bao gồm quyền tác giả, quyền liên quan đến quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp…
Bước 10: Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì không cần chứng minh điều kiện khi thành lập công ty.
Khi tiến hành kinh doanh trên thực tế thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật để được hoạt động hợp pháp (như Giấy phép kinh doanh; Giấy chứng nhận đủ điều kiện; Chứng chỉ hành nghề; Chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp; Văn bản xác nhận…).
Bạn có thể tham khảo thêm tại Video:
Trên đây là các bước thành lập doanh nghiệp mà các tổ chức, cá nhân cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp hoạt động trong bất kì ngành, lĩnh vực nào. Hy vọng Riway Legal đã góp một phần nào đó giúp ích cho công tác chuẩn bị của bạn, mở đường cho một chặng đường kinh doanh thuận lợi và phát triển bền vững.
Nếu còn thắc mắc liên quan đến bài viết hoặc muốn tư vấn về thành lập doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn. Số điện thoại: 0962.610.360 (có thể nhắn trên Zalo) HOẶC bạn điền form “Liên hệ“, Riway sẽ gọi lại cho bạn nhé!
